Come proteggere un documento prima di mandarlo per email

Devi mandare per email una busta paga, un preventivo o un documento con dati personali, e vuoi limitare quello che se ne può fare dopo. Prima di allegarlo conviene decidere che cosa proteggere, togliere i dati nascosti dentro al file e sistemare le parti che non devono girare.

Cosa serve

Il documento in PDF, fino a 512 MB, e una copia di sicurezza dell’originale messa da parte.
Una password di apertura scelta con calma: qualcosa che ricordi ma che gli altri non indovinano.
La decisione su che cosa deve poter fare chi riceve: leggere e basta, oppure anche stampare e copiare.
L’elenco delle parti da coprire: codici, importi, indirizzi, nomi di altre persone.
Un canale diverso dall’email per far arrivare la password: un messaggio, una telefonata, di persona.
Un minuto per controllare il file prima di spedirlo: apertura, selezione del testo, stampa.
Un’idea del peso dell’allegato, se il documento è pieno di immagini.

Come si fa, passo per passo

Decidi che cosa va protetto Prima di toccare il file, metti in fila le quattro cose che si possono limitare: l’apertura del documento, la stampa, la copia del testo e la modifica. Non sono la stessa cosa e non servono allo stesso scopo: se il problema è che il file non deve finire in mano a chi passa davanti al computer, ti serve una password di apertura; se il problema è che non vuoi che venga ristampato o ricopiato, ti servono i permessi.
Metti una password di apertura Con Proteggi PDF imposti la password che serve per aprire il documento: chi non la conosce si trova davanti a un file chiuso. È il tipo di protezione più serio fra quelli disponibili qui, ma non è una garanzia assoluta: un documento protetto con password non è inviolabile. Scegli qualcosa che non sia il tuo compleanno e che sia facile da dettare al telefono.
Scegli i permessi Nello stesso passaggio decidi che cosa può fare chi apre il documento: leggere, stampare, copiare il testo, modificarlo. Il divieto di stampa o di copia è un permesso scritto dentro al file, non una serratura: serve a far capire come vuoi che il documento venga usato, ma chi vuole aggirarlo ci riesce. Usalo come indicazione, non come garanzia.
Togli i dati nascosti nel file Prima dell’invio passa il documento da Pulisci metadati, che toglie le informazioni che viaggiano dentro al file senza vedersi: l’autore, il nome del computer da cui è stato creato, il software usato. Sono dettagli che nessuno nota aprendo il documento, ma chi riceve il file può leggerli.
Copri le parti che non devono girare Se nel documento ci sono codici, importi o nomi che non devono uscire, coprili con Censura PDF. Fallo prima di proteggere il file, così non devi rifare la lavorazione da capo. Coprire una parte non è la stessa cosa che cancellarla dalla tua testa: scegli con attenzione che cosa lasciare in chiaro, perché quello che resta si legge benissimo.
Aggiungi una filigrana, se serve Con Filigrana puoi stampare sul documento una scritta leggera, per esempio il nome di chi lo riceve o la parola copia. Serve a ricordare a chi l’hai mandato e a scoraggiare chi lo fa girare, ma non impedisce nulla: è un promemoria, non una protezione.
Controlla il risultato prima di spedire Apri il file protetto e verifica tre cose: che si apra con la password che hai scelto, che il divieto di stampa o di copia ci sia davvero e che le parti da coprire siano coperte. Con Referto PDF controlli com’è fatto il documento e se i dati personali sono spariti. Se l’allegato è pesante, alleggeriscilo con Comprimi PDF, poi ricontrolla che il testo sia ancora leggibile.
Fai arrivare la password per un altro canale La password non va mai nella stessa email dell’allegato, altrimenti chi legge quella email ha in mano sia la busta sia la chiave. Mandala per un’altra strada: un messaggio, una telefonata, di persona. Se devi proteggere più documenti per la stessa persona, usa una password diversa per ognuno e comunicala a voce.

Gli strumenti usati in questa guida

I due tipi di protezione, spiegati bene

Il permesso è una regola scritta dentro al file: chi apre il documento vede un divieto, per esempio sulla stampa o sulla copia del testo. È utile per far capire come vuoi che il documento venga usato, ma non è una barriera: chi vuole aggirarlo ci riesce, con strumenti che tolgono quel divieto.

La password di apertura è più seria: senza la password il file non si apre, e questo ferma la maggior parte delle persone. Resta il fatto che un documento protetto con password non è inviolabile. Se il contenuto è davvero delicato, la protezione da sola non basta: chiediti se l’email è il canale giusto per farlo viaggiare.

Una nota pratica: Sblocca PDF toglie i permessi di un documento tuo, per esempio il divieto di stampa su un file che hai protetto tu. Non apre i file protetti da password di apertura: se non conosci la password, quel file resta chiuso. Per questo conviene conservare una copia non protetta dell’originale, in un posto sicuro.

Prima di premere invio: la lista di controllo

Scorri questi punti ogni volta, sono cinque secondi e ti evitano una figuraccia.

Il file si apre con la password che hai scelto?
Se provi a stampare, trovi il divieto che hai impostato?
Se selezioni il testo, le parti che volevi coprire sono davvero coperte?
Nei dati del documento non c’è più il tuo nome, quello del computer o il software usato?
La password sta partendo su un canale diverso dall’email con l’allegato?
Hai tenuto da parte una copia dell’originale non protetto?

Domande frequenti

Un PDF con password si può aprire comunque?

La password di apertura è una protezione seria e ferma la maggior parte delle persone, ma non rende il documento inviolabile. Se quello che c’è dentro è molto delicato, pensa prima se l’email è il canale giusto per mandarlo.

Il divieto di stampa o di copia funziona davvero?

È un permesso, non una serratura: segnala come vuoi che il documento venga usato, ma chi vuole aggirarlo ci riesce. Va bene come indicazione, non come garanzia.

Ho dimenticato la password del mio documento. Posso aprirlo lo stesso?

No: senza la password quel file resta chiuso. Sblocca PDF toglie i permessi di un documento tuo, ma non apre i file protetti da password di apertura. Per questo conviene conservare una copia non protetta dell’originale, in un posto sicuro.

Come faccio arrivare la password a chi deve aprire il file?

Con un altro canale: un messaggio, una telefonata, di persona. Mai nella stessa email dell’allegato, perché chi legge quel messaggio avrebbe insieme il documento e la chiave per aprirlo.

Che dati nascosti ci sono dentro a un PDF?

Per esempio l’autore del documento, il nome del computer da cui è stato creato e il software usato per scriverlo. Non si vedono aprendo il file, ma chi lo riceve può leggerli: conviene toglierli prima dell’invio.

Proteggere un documento è una questione di scelte, non di pulsanti: decidi che cosa deve poter fare chi lo riceve, togli quello che non vuoi far girare e manda la password su un’altra strada. Così l’allegato arriva dove deve arrivare, senza portarsi dietro più di quello che serve.

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