Come unire fatture e note spese in un solo PDF per il commercialista

Il commercialista ti chiede tutto il fascicolo del periodo: fatture, scontrini, note spese. Sul tuo computer ci sono PDF scaricati, foto fatte col telefono e qualche scansione, tutti file sparsi in cartelle diverse. Mandare quindici allegati in tre email separate è il modo più rapido per far perdere pezzi per strada. Mettili in un PDF solo, in ordine e numerato: chi lo riceve apre un file e trova tutto quello che serve.

Cosa serve

Le fatture del periodo: i PDF scaricati dai portali e quelli che ti hanno mandato per email
Gli scontrini e le note spese, fotografati dritti, con luce sufficiente e senza ombre
Le scansioni dei documenti che hai ancora solo su carta
Un ordine deciso prima di cominciare: per data, oppure per numero di documento
Un elenco scritto a parte con i documenti che devono esserci, da usare per il controllo finale
Un browser aggiornato e una connessione: non si installa niente e non serve registrarsi
Il nome che vuoi dare al file finale, per esempio fatture-e-note-spese.pdf

Come si fa, passo per passo

Raccogli tutto in una cartella sola Prima di aprire qualsiasi strumento, crea una cartella sul computer e sposta dentro tutto quello che riguarda il periodo: fatture in PDF, foto degli scontrini, scansioni. Lascia fuori i doppioni e i documenti di altri periodi, altrimenti il fascicolo si gonfia senza motivo. Tieni aperto anche un foglio con l’elenco di quello che deve esserci: ti servirà alla fine.
Trasforma le foto degli scontrini in pagine PDF Le foto scattate col telefono non sono un documento ordinato: sono immagini sciolte. Caricale in Scansione in PDF e ottieni un PDF con una foto per pagina, pronto per essere unito al resto. Prima di caricarle guarda le foto una per una: se lo scontrino è tagliato, mosso o in controluce, rifallo adesso, perché nessuno strumento può leggere quello che nella foto non c’è.
Decidi l’ordine dei documenti Prima di unire, decidi la sequenza. La scelta più comune è la data, dal documento più vecchio al più recente, ma se chi riceve il fascicolo ti ha chiesto un ordine preciso segui quello. Con Organizza PDF vedi le pagine in anteprima e le sposti dove vuoi, senza rifare da capo il lavoro di conversione.
Raddrizza le pagine storte Le scansioni e le foto escono spesso ruotate di novanta gradi. Con Ruota PDF giri solo le pagine che serve e salvi il file: è un passaggio veloce che evita a chi legge di girare la testa per capire una cifra. Fallo prima di numerare le pagine, così i numeri finiscono tutti nella stessa posizione.
Unisci tutto in un PDF solo È il passaggio centrale: carica i file in Unisci PDF, controlla l’ordine nell’anteprima e lancia la lavorazione. Si possono caricare fino a 20 file nella stessa lavorazione e ogni file può pesare fino a 512 MB. Se i documenti sono di più, unisci i primi venti, poi usa il PDF ottenuto come primo file della lavorazione successiva.
Numera le pagine del fascicolo Un fascicolo senza numeri è difficile da citare al telefono o in una email di chiarimento. Con Numero di pagine aggiungi la numerazione a ogni pagina del PDF unito. Se poi ti accorgi che manca un documento, diventa molto più semplice dire “manca la pagina 7” invece di descrivere a parole quale foglio non c’è.
Alleggerisci il file prima di mandarlo Le foto e le scansioni appesantiscono il PDF in fretta, e un allegato troppo grande non parte. Passa il file in Comprimi PDF per ridurne il peso, poi riaprilo e controlla: il testo resta leggibile, mentre le immagini perdono un po’ di dettaglio. Sugli scontrini piccoli guarda bene i numeri prima di considerare il lavoro finito.
Fai il controllo finale pagina per pagina Apri il PDF definitivo e scorrilo tutto, senza saltare niente: confronta le pagine con l’elenco che hai scritto all’inizio, guarda che le date si susseguano e che nessun foglio sia ruotato o tagliato a metà. Poi scarica il file sul computer prima di chiudere la scheda del browser, perché la cartella di lavoro del sito viene cancellata subito dopo il download del risultato.

Gli strumenti usati in questa guida

Gli errori che si fanno più spesso

Quasi tutti gli errori si vedono prima di premere invia, se si guarda il file con attenzione. Questi sono quelli che capitano più spesso.

Fotografare lo scontrino su un tavolo scuro, con l’ombra della mano sopra: la parte in ombra non si legge.
Unire i documenti senza un ordine, mescolando fatture e note spese.
Dimenticare un documento che non era nella cartella, ma nella posta o nella cartella dei download.
Comprimere il file e non riaprirlo, quando il dettaglio che serve è proprio quello che va perso.
Mandare il file senza scaricarlo, pensando che il risultato resti disponibile per sempre.

Un file solo, oppure due file separati

Non c’è una scelta giusta per tutti. Se chi riceve il fascicolo preferisce fatture e note spese separate, prepara due PDF distinti, oppure un unico PDF con le fatture prima e le note spese dopo. Il lavoro è lo stesso: unisci, numera e comprimi. Chiedilo prima di cominciare, così non devi rifare il fascicolo due volte.

Domande frequenti

Posso mandare una cartella di file invece di un PDF?

Puoi, ma un file solo è più difficile da perdere: chi lo riceve apre un allegato e ha tutto in ordine, con le pagine numerate. Se devi consegnare anche documenti di altro tipo, tienili fuori dal fascicolo principale invece di mescolarli.

Quanti file posso unire in una volta?

Fino a 20 file nella stessa lavorazione, ognuno fino a 512 MB. Se ne hai di più, unisci i primi venti e poi usa il PDF ottenuto come primo file della lavorazione successiva: il risultato è lo stesso fascicolo unico.

Il sito conserva i miei documenti?

I file vengono caricati sul nostro server per essere lavorati e la cartella di lavoro viene cancellata subito dopo il download del risultato. Scarica il PDF appena è pronto e non usare il sito come archivio: la copia buona deve restare sul tuo computer.

Le foto degli scontrini vanno bene così come sono?

Sì, se sono dritte, nitide e illuminate bene. Le foto mosse, storte o con ombre forti restano difficili da leggere anche dopo la conversione in PDF: rifai la foto invece di sperare che passi.

Devo registrarmi o pagare qualcosa?

No. Il sito è gratuito, non c’è registrazione e non c’è un tetto di lavorazioni al giorno o al mese.

Un fascicolo ordinato ti fa risparmiare tempo due volte: quando lo prepari e quando arriva la telefonata di chiarimento, perché la pagina che serve si trova subito.

Altri tutorial che possono servire

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