Come firmare e rinviare un contratto in PDF senza stampare

Ti arriva un contratto per email e ti chiedono di firmarlo e rimandarlo indietro. Non hai la stampante, oppure non vuoi stampare, firmare, scansionare e rispedire. Si può fare tutto dal computer o dal telefono: apri il PDF, appoggi la firma sul foglio, completi con la data e rimandi il file. Qui trovi i passaggi, e anche cosa questa firma non è.

Cosa serve

Il contratto in PDF, scaricato dall’email che hai ricevuto
La tua firma: la disegni col dito sullo schermo o col mouse, oppure fotografi una firma fatta su un foglio bianco
La data del giorno in cui firmi
Gli allegati che ti hanno chiesto di rimandare insieme al contratto
Un browser aggiornato, dal computer o dal telefono: niente da installare, nessuna registrazione
La casella di posta da cui hai ricevuto il contratto, per rispondere allo stesso messaggio

Come si fa, passo per passo

Apri il contratto e guarda tutte le pagine Scarica il PDF dall’email e aprilo. Fai scorrere tutte le pagine, anche quelle che sembrano noiose: serve a capire dove va la firma, se ci sono più punti da firmare e se qualche foglio è ruotato o tagliato. Se il file è storto, sistemalo con Ruota PDF prima di toccare altro.
Prepara la firma Hai due strade. La prima: disegni la firma direttamente nello strumento, col dito sullo schermo del telefono o col mouse. La seconda: firmi con la penna su un foglio bianco e lo fotografi, con luce buona e senza ombre, poi ritagli la foto intorno alla firma. Se hai uno scanner, Scansione in PDF ti dà un file pulito da usare come firma; altrimenti JPG in PDF trasforma la foto in un PDF che puoi caricare.
Appoggia la firma nel punto giusto Carica il contratto in Firma PDF, aggiungi la firma e scegli la pagina: trascinala dove deve stare, ridimensionala se serve e salva. Controlla che non copra il testo del contratto: la firma va nello spazio libero accanto alla riga, non sopra le clausole. Se i punti da firmare sono più di uno, ripeti il passaggio per ognuno.
Completa con la data Sotto la firma, di solito, ci va anche la data: scrivi il giorno in cui firmi davvero, non quello in cui hai ricevuto il file. Se il contratto ha uno spazio o un campo da riempire per la data, usa quello. Se non c’è, aggiungila come hai fatto con la firma, magari preparando la data su un’immagine e appoggiandola nella stessa posizione su ogni pagina firmata.
Metti insieme contratto e allegati Se oltre al contratto devi rimandare anche un altro documento, non mandare due allegati separati: uniscili in un PDF solo con Unisci PDF, mettendo il contratto firmato come primo file. Chi lo riceve apre un allegato e trova tutto nell’ordine giusto. Si possono unire fino a 20 file nella stessa lavorazione, quindi c’è spazio anche per più allegati.
Alleggerisci il file se serve Un contratto con foto e firme può pesare parecchio, e un allegato troppo grande non parte. Passalo in Comprimi PDF per ridurne il peso. Dopo la compressione riapri il file e controlla che la firma, le date e le clausole restino leggibili: su un contratto non si dà niente per scontato.
Controlla il PDF firmato prima di rinviarlo Scorri il file dall’inizio alla fine e verifica tre cose: che la firma sia nel punto giusto, che non manchi nessun punto da firmare e che le pagine siano dritte e complete. Guarda anche che il file che hai davanti sia il contratto giusto, non un’altra versione scaricata in precedenza. Solo dopo passa all’invio.
Rimanda indietro il file Rispondi allo stesso messaggio con cui hai ricevuto il contratto, così chi lo aspetta lo trova nello stesso scambio. Allega il PDF firmato, scrivi due righe di accompagnamento, per esempio “in allegato il contratto firmato in data…”, e controlla l’allegato prima di premere invia. Scarica il risultato dal sito prima di chiudere la scheda: la cartella di lavoro viene cancellata subito dopo il download e la copia buona deve restare a te.

Gli strumenti usati in questa guida

Attenzione: questa è una firma grafica, non una firma digitale

La firma che ottieni con Firma PDF è una firma grafica: un’immagine appoggiata sul documento, nel punto che scegli tu. È comoda e veloce, ma non è una firma digitale e non ha valore legale.

Vuol dire che dal file non risulta chi ha firmato e quando: quell’immagine si può copiare, spostare o rifare da chiunque abbia il documento. Un contratto non diventa valido solo perché è in PDF e porta una firma disegnata sopra.

Questo tipo di firma va benissimo per accordi interni, preventivi accettati, moduli di consenso, autorizzazioni tra colleghi e conferme d’ordine. Quando invece serve una firma con valore legale, cioè quando chi riceve il documento la pretende, occorre un servizio di firma qualificata: noi non offriamo questo servizio, quindi in quel caso rivolgiti a chi lo fa.

Se preferisci firmare su carta

Puoi anche firmare a penna su un foglio bianco e usare la foto come firma. In quel caso la qualità della foto decide tutto: deve essere dritta, con luce uniforme, senza l’ombra della mano e senza il tavolo intorno.

Scrivi la firma su un foglio bianco con una penna scura, senza premere troppo.
Fotografa il foglio dall’alto, con la luce davanti a te e non alle spalle.
Ritaglia la foto intorno alla firma, lasciando un po’ di bianco ai bordi.
Carica l’immagine nello strumento della firma e appoggiala sul contratto, nella posizione giusta.

Domande frequenti

La firma di questo strumento ha valore legale?

No. È una firma grafica appoggiata sul documento: non è una firma digitale e non ha valore legale, perché non dimostra da sola chi ha firmato e quando. Va bene per accordi interni, preventivi e moduli di consenso; se ti serve una firma con valore legale devi usare un servizio di firma qualificata, che non offriamo.

Posso firmare il contratto dal telefono?

Sì. Il sito si usa dal browser, quindi basta aprire la pagina sul telefono e disegnare la firma col dito. Se hai già una foto della firma, puoi caricare quella. Il risultato è lo stesso che otterresti dal computer.

Devo firmare tutte le pagine del contratto?

Dipende da cosa ti hanno chiesto: guarda le indicazioni che accompagnano il documento e firma nei punti segnati. Se non c’è nessuna indicazione, chiedilo a chi te l’ha mandato invece di indovinare: rifare il file dopo è più noioso che fare una domanda adesso.

Cosa faccio se sbaglio a posizionare la firma?

Rifai il passaggio partendo dal PDF originale e appoggia di nuovo la firma nel punto giusto. Tieni sempre da parte il contratto come l’hai ricevuto: se il risultato non ti convince, ricominci da lì senza aver perso niente.

Il file firmato resta sui vostri server?

I file vengono caricati sul nostro server per essere lavorati e la cartella di lavoro viene cancellata subito dopo il download del risultato. Scarica il PDF appena è pronto e conserva tu la copia firmata.

Firmare e rinviare un contratto senza stampante richiede pochi minuti. L’unica cosa da tenere a mente è che tipo di firma ti serve davvero: per un accordo interno va bene una firma grafica, mentre se la controparte chiede una firma con valore legale serve un servizio apposito.

Altri tutorial che possono servire

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