Come preparare un fascicolo per un bando o una gara in un solo PDF

Hai la domanda firmata, il documento d’identità, la ricevuta e gli allegati tecnici sparsi fra carta e file sul computer. Il portale però vuole un fascicolo solo, con i documenti nell’ordine che dice il bando. Questa è la sequenza di passi per arrivarci senza rifare il lavoro due volte.

Cosa serve

La domanda di partecipazione firmata
Una copia del documento d’identità
La ricevuta del pagamento o del versamento, se il bando la chiede
Gli allegati tecnici richiesti
L’eventuale delega, se consegni per un’altra persona
Il testo del bando aperto accanto, per controllare l’ordine dei documenti
Un telefono con la fotocamera oppure uno scanner per i fogli di carta
Una cartella sul computer con i nomi dei file scritti in chiaro

Come si fa, passo per passo

Segna l’ordine dei documenti che chiede il bando Apri il bando e ricopia l’elenco dei documenti richiesti, uno sotto l’altro, nell’ordine in cui sono scritti. Quello è l’ordine del tuo fascicolo. Se un documento non è richiesto non aggiungerlo: le carte in più confondono chi controlla e appesantiscono il file.
Separa la carta dai file già digitali Metti da una parte i documenti che hai già in PDF, come la domanda compilata al computer o la ricevuta scaricata, e dall’altra i fogli di carta. Così vedi subito quante scansioni ti servono e non rifai lo stesso lavoro due volte.
Scansiona o fotografa quello che sta su carta I fogli di carta devono diventare pagine. Con Scansione in PDF carichi le fotografie o le scansioni e ottieni un PDF già impaginato. Non serve una risoluzione esagerata: se il testo si legge a schermo, va bene così.
Trasforma le foto in un PDF unico Se hai usato il telefono, ogni pagina è una foto separata e va riunita. Con JPG in PDF le metti insieme in un file solo: puoi caricare fino a 20 immagini per volta e ognuna può pesare fino a 512 MB, quindi anche un allegato lungo entra in una sola lavorazione.
Unisci i documenti nell’ordine giusto Adesso hai un PDF per la domanda, uno per il documento d’identità, uno per la ricevuta e così via. Con Unisci PDF li metti in fila seguendo l’elenco che hai segnato all’inizio: l’ordine in cui carichi i file è l’ordine delle pagine nel risultato.
Controlla le pagine e numerale Scorri il fascicolo unito pagina per pagina: un foglio girato male o un allegato dimenticato si vedono solo così. Se il bando chiede le pagine numerate, usa Numero di pagine: scegli dove mettere il numero e puoi lasciare la prima pagina senza, utile quando c’è già l’intestazione della domanda.
Alleggerisci il file se il portale lo rifiuta Molti portali rifiutano i file troppo pesanti. In quel caso passa da Comprimi PDF e ricarica il risultato. Prima di comprimere, però, togli con Organizza PDF le pagine che non servono: a volte basta quello per far entrare il fascicolo.
Rileggi il file prima di caricarlo Apri il PDF finale e verifica tre cose: che ci siano tutti i documenti, che l’ordine sia quello del bando e che ogni pagina si legga. Referto PDF ti restituisce un referto tecnico del file, con le pagine, il formato e se dentro c’è testo vero oppure solo la fotografia di una pagina: serve a capire cosa stai per consegnare.

Gli strumenti usati in questa guida

Gli errori che si fanno più spesso

Quasi tutti i fascicoli respinti hanno lo stesso problema: sono stati messi insieme in fretta, senza rileggerli. Ecco gli errori che si vedono più spesso.

Caricare i documenti in ordine sparso e sperare che il portale li rimetta a posto da solo.
Fotografare un foglio con l’ombra della mano sopra il testo.
Consegnare la fotografia di un documento quando esiste già il PDF originale.
Dimenticare l’ultima pagina di un allegato tecnico.
Comprimere il file e non rileggerlo, accorgendosi troppo tardi che una pagina è diventata illeggibile.

Prima di premere invio: la lista di controllo

L’ordine dei documenti segue quello scritto nel bando.
Tutte le pagine sono dritte, complete e leggibili.
I numeri di pagina ci sono, se il bando li chiede.
Il nome del file è chiaro: cognome, tipo di documento e nome del bando.
Il peso del file è quello che il portale accetta, e il PDF si apre senza errori.

Domande frequenti

Devo stampare i documenti che ho già in PDF per poi scansionarli?

No. Se il file è già in PDF usalo così com’è: la scansione di una stampa perde qualità e pesa di più dell’originale. Stampa, firma a mano e scansiona solo quello che il bando vuole firmato.

Posso fotografare i documenti con il telefono invece di usare lo scanner?

Sì, se la foto è dritta, nitida e con luce uniforme. Appoggia il foglio su un piano libero e cerca una finestra di lato: l’ombra della mano sopra il testo è l’errore che rovina più fascicoli.

Quante pagine può avere il fascicolo?

Non c’è un limite nostro: il vincolo è quello che chiede il bando e quello che accetta il portale. Se il PDF viene rifiutato perché è pesante, comprimilo oppure togli le pagine che non servono.

Serve la firma digitale sulla domanda?

Dipende da quello che chiede il bando, e lo decide l’ente che lo pubblica. Se accetta la firma a mano, firma il foglio, scansionane una copia e inseriscila nel fascicolo come pagina.

Quanti file posso caricare per volta e quanto possono pesare?

Su raiai.cloud puoi caricare fino a 20 file nella stessa lavorazione e 512 MB al massimo per ogni file. Non serve registrarsi e non c’è un tetto di lavorazioni al giorno.

Un fascicolo in ordine fa risparmiare tempo a te e a chi lo riceve. Segui i passi nell’ordine, rileggi il PDF prima di caricarlo e conserva una copia di quello che hai consegnato.

Altri tutorial che possono servire

Se la tua domanda non è qui, puoi scriverla nella sezione Domande della community: le leggiamo e rispondiamo a mano.

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