Numerare le pagine di un PDF: come preparare un documento per l’archivio e la stampa

Un fascicolo di quaranta pagine senza numeri è un documento che si perde: se cade un foglio non te ne accorgi, e se devi citare un passaggio non sai come indicarlo. Numerare le pagine è l’ultimo passaggio prima di consegnare, archiviare o stampare un documento, e farlo dopo aver sistemato tutto il resto è la scelta che evita di rifare il lavoro due volte.

Quando serve numerare le pagine

• Bandi e pratiche: molti disciplinari chiedono gli allegati numerati progressivamente, e a volte con l’indicazione “pagina X di Y”.
• Perizie e relazioni tecniche: un documento che verrà citato in altri atti ha bisogno di pagine identificabili.
• Verbali e contratti con allegati: quando la firma in fondo rimanda a “pagina 12” e le pagine non sono numerate, il riferimento non esiste.
• Fascicoli stampati: se il documento verrà fotocopiato e spillato, il numero è quello che tiene insieme i fogli.
• Scansioni lunghe: una pila di pagine digitalizzate senza numeri è difficile da consultare a schermo.

Prima di numerare, metti in ordine le pagine

La numerazione va fatta per ultima, perché qualsiasi intervento successivo sulle pagine sposta i numeri. Prima sistema la sequenza: Organizza PDF riordina le pagine scrivendo la sequenza che vuoi, per esempio “3,1,2”, e lascia fuori quelle che non scrivi; Rimuovi pagine elimina le pagine indicate con notazioni come “2,4-6”; Togli pagine vuote cancella i fogli senza testo e senza immagini, tipici delle scansioni fronte-retro. Solo quando l’ordine è definitivo conviene stampare i numeri.

Come numerare le pagine, passo per passo

1. Apri Numero di pagine e carica il documento.
2. Scegli la posizione: in basso al centro o a destra, in alto a destra o al centro. Il numero viene messo nei margini, in basso a 26 punti dal bordo o in alto a 34: su documenti con margini molto stretti conviene controllare la prima pagina del risultato.
3. Imposta dimensione e colore. Il valore predefinito è un grigio scuro di corpo 10, che si legge bene senza rubare l’occhio al contenuto.
4. Se la prima pagina è una copertina e non vuoi il numero, attiva l’opzione per saltarla.
5. Se ti serve solo un intervallo, scrivi le pagine: per esempio “2-5”.
6. Avvia, scarica il file e controlla due pagine a caso: la prima numerata e l’ultima.

Il numero è quello vero della pagina

Un dettaglio che crea confusione se non lo si sa prima: il numero stampato è il numero reale della pagina nel documento, non una numerazione che riparte da uno. Se numeri le pagine da 2 a 5, la pagina 2 porta il numero 2. Quindi, se ti serve che la terza pagina mostri “1” — per esempio perché le prime due sono copertina e indice — la strada è togliere prima le prime due pagine con Rimuovi pagine e numerare il documento che ottieni. Non c’è un’opzione per far partire la numerazione da un valore diverso.

Numerare e poi stampare risparmiando carta

Se lo scopo è la stampa, dopo la numerazione puoi ridurre il consumo di fogli con Pagine per foglio: due pagine affiancate su un A4 orizzontale, oppure quattro pagine in un A4 verticale. Con due pagine per foglio il testo si riduce a circa il 70 per cento, con quattro a circa la metà: la seconda opzione va bene per consultazione rapida e documenti con caratteri grandi, non per leggere un contratto in corpo otto. L’ordine delle pagine resta quello di lettura e, se il documento ha un numero dispari di pagine, l’ultimo foglio resta mezzo vuoto. Il peso del file non cala: le pagine vengono ridisegnate su un foglio diverso, non ricompresse. Se ti serve anche un file più leggero, dopo passa il risultato da Comprimi PDF.

Domande frequenti

Posso far partire la numerazione da un numero diverso da 1?

No, il numero stampato è quello reale della pagina. Se ti serve che la pagina 3 mostri “1”, togli prima le prime due pagine e numera il documento che ottieni.

Il numero copre il contenuto della pagina?

No, viene messo nei margini. Su documenti con margini molto stretti controlla il risultato sulla prima pagina e, se serve, sposta il numero in alto invece che in basso.

Posso numerare solo le pagine dispari?

Non con un’opzione dedicata: si numerano intervalli, per esempio “2-5”. Per le sole pagine dispari si procede in due passaggi, numerando prima un intervallo e poi l’altro.

I miei documenti vengono conservati?

No. Il PDF arriva sul nostro server, viene numerato e la cartella di lavoro viene cancellata subito dopo il download: non teniamo copie e nessun file esce verso altri servizi.

Numera e consegna un documento in ordine

Sistema l’ordine delle pagine, poi apri Numero di pagine e scegli posizione, formato e intervallo: in un minuto il fascicolo diventa un documento citabile, pronto per l’archivio o per la stampa.